Cientos de Empresa en el Mundo, están activando Google Apps cada día
Para proceder con la configuración de Google Apps para empresas partimos de la premisa de que ya disponemos de nuestro propio dominio con acceso a modificar las DNS y la posibilidad de subir un archivo. Por supuesto ya estaremos registrados en Google Apps.
En grandes rasgos la configuración de Google Apps pasa por confirmar nuestro dominio, configurar los usuarios y grupos,configurar las aplicaciones (Gmail, Docs, Calendar, etc.), el acceso desde dispositivos móviles, ampliar Google Apps con aplicaciones del Marketplace, como utilizar Google Chrome y pasar por la formación y asistencia.
1- Acceder a nuestro panel de control de Google Apps Accedemos a nuestro panel de control a través de https://www.google.com/a/sudominio.com [cambiar sudominio.com por el dominio usado en el registro] 2- Verificar Dominio El primer paso es verificar que somos los propietarios del dominio y para ello debemos seleccionar el proveedor del dominio o pulsar no lo conozco.
Hay varias formas de verificar que somos los propietarios del dominio pero la más fácil es verificarlo mediante la colocación de un fichero que nos descargamos de Google Apps y subirlo a nuestro dominio. Una vez hayas descargado el fichero, lo has subido a tu dominio y has verificado en un navegador que se puede acceder al fichero podrás pulsar verificar mi dominio.
3- Configurar usuarios y grupos en Google Apps Ahora iniciamos el asistente de configuración de Google Apps y el primer paso es la configuración de usuarios y grupos, aconsejamos empezar con un solo usuario ya que posteriormente podremos añadir y configurar usuarios y grupos.
Para ello seleccionamos la Opción NO, solo yo y pulsamos Siguiente. 4- Configurar aplicaciones Una vez validado, procederemos a habilitar todos los aplicativos, como Gmail, Docs, Calendar, Sites, así como también agregaremos el logo y haremos las configuraciones de seguridad para evitar que sus correos sean catalogados como spam por medio de los registros SPF en el DNS, así como también la creación de las url de acceso definitiva del tipo https://correo.miempresa.com. Se crearán los usuarios y se definirán las políticas de dispositivos móviles. 4.1 – Configurar Gmail (correo) en Google AppsAhora debemos elegir el host de nuestro dominio para modificar los registros MX de nuestro dominio, no te preocupes si tu proveedor no está en la lista los pasos a seguir son muy similares y básicamente se trata de que debemos poder modificar parámetros DNS de nuestro dominio. 4.2 – Configurar Google Calendar Su configuración por defecto suele ser más que suficiente y simplemente aceptamos la configuración pulsando siguiente y pasamos al siguiente paso.
Recordad que también existen varias aplicaciones para sacarle mayor partido a Calendar las cuales podemos ir añadiendo posteriormente si hiciera falta.
4.3 – Configurar Google Docs Similar a la configuración del calendario nos explica cómo acceder, recordad que con Google Docs podéis crear archivos de texto (document), hojas de cálculo (spreadsheet), Formularios (form) , dibujos (Drawning), presentaciones(presentation), etc. además de compartir documentos con terceros y subir otros archivos a tu espacio en Google Drive.
Recomiendo descargar e instalar Google drive en los diferentes dispositivos que vamos a usar, tendrás en cualquier dispositivo todos los archivos y sincronizado. Recordad además que Google Drive para Google Apps viene con 5GB de espacio gratuito por usuario y puedes tener hasta 10 usuarios
5- Configurar accesos a Google Apps desde dispositivos móviles Es uno de los apartados que más te gustara y dónde descubrirás una de las grandes ventajas de trabajar en la nube con Google Apps. Podemos acceder, editar y trabajar desde múltiples dispositivos y ubicaciones.
Invirtiendo un poco de tiempo y ajustando la configuración adecuadamente con las aplicaciones necesarias para nuestro negocio en el Marketplace nos brinda la oportunidad de ser más eficaces, rápidos y sobre competitivos comparado con nuestra competencia.
6- Añadir más aplicaciones con el Market Place Recordad que el Marketplace es otra de las grandes ventajas de trabajar en internet combinando diferentes aplicaciones y todo accesible desde tu panel de trabajo de Google Apps para empresas.
Hay un sinfín de aplicaciones disponibles y mucha de ellas disponen de versiones de prueba o gratuitas. Por ejemplo si deseamos incluir un CRM (gestión de relación con clientes y proveedores) podemos añadir Zoho CRM, que queremos enviar correos masivos podemos elegir Mailchimp, etc.
7- Como usar Google Chrome con Google Apps Si no usamos Google Chrome como navegador habitual si recomiendo su instalación y uso para trabajar con Google Apps para empresas, hay varias funciones como trabajar offline que pueden ser interesantes.
Además de un acceso rápido y fácil a nuestras aplicaciones se puede configurar y personalizar para que sea nuestro escritorio de trabajo con Google Apps para empresas. 8- Formación y asistencia Aquí si debemos invertir algo de tiempo, siempre podemos hacerlo más tarde pero es muy recomendable hacerlo. De hecho el centro de aprendizaje de Google Apps nos enseña a sacarle mucho mejor partido a las diferentes aplicaciones. Otra forma más de ser mejores profesionales y ser más competitivos. .